Die wichtigsten Tipps zur E-Mail-Bewerbung auf einen Blick
Jobbörsen online haben den klassischen Inseraten in Tageszeitungen mittlerweile den Rang abgelaufen und dabei veröffentlichen immer mehr Unternehmen ihre Stellenangebote nicht mehr nur in Online-Stellenmärkten und auf ihrer eigenen Homepage, sondern zunehmend auch in sozialen Netzwerken.
Dementsprechend kommt auch digitalen Bewerbungen eine immer größere Bedeutung zu und schon jetzt bevorzugen viele Personaler die Online-Bewerbung. Anders als bei der klassischen schriftlichen Bewerbung gibt es für die digitale Bewerbung aber noch keine verbindlichen Standards.
Dies hat zur Folge, dass Unternehmen immer wieder feststellen müssen, dass Bewerber bei einer Bewerbung per E-Mail noch unsicherer sind als bei der traditionellen Bewerbung in Papierform.
Hier daher die wichtigsten Tipps zur E-Mail-Bewerbung auf einen Blick:
Inhalt
Tipp 1: Eine eindeutige Betreffzeile formulieren.
Eine Grundregel bei der Bewerbung per E-Mail ist, dass der Empfänger die Bewerbung so einfach und unkompliziert bearbeiten können sollte, wie nur irgend möglich. Ein erster Schritt in diese Richtung ist eine eindeutige und aussagekräftige Betreffzeile.
Dabei sollte aus der Betreffzeile hervorgehen, wer sich um welche Stelle bewirbt. Die Betreffzeile könnte also beispielsweise „Vorname Nachname – Bewerbung als … für den Standort/die Filiale… – Anzeigennummer“ lauten. Durch eine solche Betreffzeile weiß der Empfänger auf den ersten Blick, worum es in der E-Mail geht.
Lautet die Betreffzeile hingegen lediglich „Bewerbung“ oder „Unser Telefonat vom …“ kann der Empfänger die E-Mail erst dann zuordnen, wenn er sie geöffnet und möglicherweise sogar die Anhänge gesichtet hat. Für den ersten Eindruck ist dies aber eher nachteilig.
Tipp 2: Die Mail als Anschreiben nutzen.
Bei vielen E-Mail-Bewerbungen enthält die E-Mail nur einen kurzen Satz, in dem steht, dass es sich um eine Bewerbung handelt und die Bewerbungsunterlagen im Anhang sind. An die E-Mail ist dann neben dem Lebenslauf und den Zeugnissen auch das Anschreiben angehängt.
Besser ist jedoch, schon die E-Mail als Anschreiben zu verwenden, denn so muss der Empfänger nicht erst umständlich eine separate Datei öffnen. Für das Anschreiben gelten dann grundsätzlich die Regeln, die auch für das herkömmliche schriftliche Anschreiben gelten.
Das bedeutet, aus dem Anschreiben sollte hervorgehen, um welche Position sich der Bewerber bewirbt, weshalb er ausgerechnet diese Stelle bei gerade diesem Unternehmen anstrebt und warum er ein geeigneter Kandidat ist. Genau wie ein traditionelles Anschreiben sollte dabei auch das Anschreiben per E-Mail übersichtlich gestaltet, gut zu lesen und ausgedruckt nicht länger als eine DIN A4-Seite sein.
Tipp 3: Die Dateien sinnvoll anlegen.
Ähnlich wie bei der klassischen Bewerbung gehören auch bei einer E-Mail-Bewerbung der Lebenslauf und relevante Zeugnisse sowie eventuell andere Nachweise oder Arbeitsproben zu den Bewerbungsunterlagen. Wichtig dabei ist aber, die Dateien sinnvoll anzulegen.
So besteht beispielsweise der Lebenslauf üblicherweise aus zwei Seiten und die Datei Lebenslauf sollte diese beiden Seiten umfassen. Wird jede Seite als Einzeldatei erstellt, muss der Empfänger recht mühsam erst alle Dateien öffnen, zusammensuchen und sortieren. Außerdem sollten die Dateien nicht nur logisch benannt sein, sondern auch den Namen des Bewerbers enthalten.
Statt den Lebenslauf also nur „Lebenslauf“ zu nennen, ist es besser, die Datei als „Lebenslauf – Vorname Nachname“ zu titulieren.
Tipp 4: Auf das Format und die Größe achten.
Alle angehängten Dateien sollten möglichst in einem einheitlichen, sicheren und unveränderbaren Format übermittelt werden und dieses Format sollte sicherstellen, dass es der Empfänger auch tatsächlich in der Form sieht, in der es erstellt wurde.
Ideal geeignet ist beispielsweise das PDF-Format. Sollte das Unternehmen ein bestimmtes Dateiformat verlangen, sollte aber selbstverständlich auch dieses Format verwendet werden.
Wichtig in diesem Fall ist allerdings, besonders genau auf die Formatierung zu achten, denn es ist überaus peinlich, wenn der Bewerber in seiner Bewerbung beispielsweise sehr gute MS-Office-Kenntnisse angibt, sein Dokument aber eine andere Sprache spricht. Im Hinblick auf die Größe gilt, dass eine Anlage maximal 1 MB groß sein sollte, die E-Mail samt Anhängen sollte 5 MB nicht überschreiten.
Tipp 5:
Das E-Mail-Postfach regelmäßig überprüfen.
Für Bewerbungen sollte unbedingt eine seriös und professionell klingende E-Mail-Adresse verwendet werden. Am besten ist es, wenn die E-Mail-Adresse aus dem Vor- und dem Nachnamen besteht, sollten alle möglichen Varianten davon bereits belegt sein, ist auch eine Kurzform des Namens möglich.
Die E-Mail-Bewerbung wird dann als ganz normale E-Mail verschickt, also weder als E-Mail mit hoher Priorität noch als E-Mail mit angeforderter Eingangsbestätigung, denn beides macht keinen guten Eindruck. In vielen Fällen wird das Unternehmen den Eingang der Bewerbung ohnehin durch eine automatische E-Mail bestätigen.
Ist die Bewerbung verschickt, sollte der Bewerber sein E-Mail-Postfach regelmäßig überprüfen. Unternehmen erwarten nämlich in aller Regel, dass Bewerber täglich kontrollieren, ob neue E-Mails eingegangen sind. Dennoch müssen in der Bewerbung aber natürlich die vollständigen Kontaktdaten angegeben sein, denn trotz E-Mail-Bewerbung ist es durchaus möglich, dass sich das Unternehmen per Telefon oder schriftlich zurückmeldet.
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Also ich habe mit E-Mail-Bewerbungen bisher keine sehr guten Erfahrungen gemacht. Viele Unternehmen wollen keine Anhänge und erlauben nur sehr kleine Datenmengen. Deshalb finde ich den traditionellen Weg per Post besser. Eine Ausnahme bilden die Bewerbungsformulare auf den homepages. Bei erfolgreicher Bewerbung muss man zwar die Mappe nachreichen oder dann zum Gespräch mitbringen, aber so bleiben wenigstens die Portokosten im Rahmen!