Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch – Infos und Musterbrief

Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch – Infos und Musterbrief

 

Wer auf Jobsuche ist, schreibt meist zahlreiche Bewerbungen und wird mit etwas Glück auch zu dem einen oder anderen Vorstellungsgespräch eingeladen. Die Kosten, die dabei entstehen, sind natürlich eine gute Investition und können sich in Zukunft auszahlen.

Andererseits können mehrere, möglicherweise längere Fahrten zu Vorstellungsgesprächen schnell ganz schön ins Geld gehen, doch gerade bei Arbeitslosigkeit ist das Budget oft begrenzt.

An diesem Punkt stellt sich also die Frage, ob der Bewerber wirklich alle Kosten selbst aufbringen muss oder ob nicht auch der Arbeitgeber in die Pflicht genommen werden kann.

 

Wann der Bewerber Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch hat und wie er seine Kosten geltend machen kann, erklärt die folgende Übersicht:

 

Wann der Arbeitgeber die Fahrtkosten beim Vorstellungsgespräch erstattet

Lädt ein Arbeitgeber einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein, muss er grundsätzlich die dabei entstehenden Fahrtkosten übernehmen. Ob der Arbeitgeber die Einladung selbst ausgesprochen oder die Bewerberauswahl beispielsweise auf einen Personal- oder Unternehmensberater übertragen hatte, spielt dabei keine Rolle. Ebenso ist es zweitrangig, ob der Bewerber beim Vorstellungsgespräch überzeugen konnte und die Stelle bekommt oder ob nicht.

Auch eine gesonderte Vereinbarung, dass der Arbeitgeber die entstandenen Kosten übernimmt, ist nicht notwendig. In dem Moment, in dem der Arbeitgeber einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einlädt, sagt er nämlich gleichzeitig stillschweigend zu, dass er die Fahrtkosten trägt.  

Obwohl der Arbeitgeber prinzipiell die Kosten im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch übernehmen muss, kann er die Kostenübernahme aber ausschließen. Dies ist zulässig, wenn er den Bewerber deutlich und rechtzeitig darauf hinweist.

Manchmal steht ein solcher Hinweis schon in der Stellenanzeige. Meistens informiert ein Arbeitgeber den Bewerber aber im Rahmen der Einladung darüber, dass die Kosten, die bei der Wahrnehmung des Vorstellungstermins entstehen, nicht übernommen werden können.

Daneben hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Kostenerstattung zu begrenzen, indem er beispielsweise nur Kosten bis zu einem gewissen Betrag oder nur bei einer bestimmten Anreiseart ersetzt. Über eine Kostenerstattung in begrenzter Höhe muss der Arbeitgeber den Bewerber ebenfalls unmissverständlich informieren.

Hat der Arbeitgeber ausdrücklich erklärt, dass er die Fahrkosten zum Vorstellungsgespräch nicht erstattet, muss der Bewerber die Kosten selbst übernehmen. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber den Bewerber nicht zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen hatte. Geht ein Bewerber also von sich zu einem Unternehmen, um sich vorzustellen, hat er keinen Anspruch auf die Erstattung seiner Auslagen.

Dies gilt auch dann, wenn sich der Arbeitgeber spontan Zeit für ein Vorstellungsgespräch nimmt. Hat der Arbeitgeber die Kostenübernahme beschränkt, muss er nur die Kosten bis zu dieser Grenze bezahlen. Kosten, die darüber hinausgehen, muss der Bewerber aus eigener Tasche aufbringen.

Zusatzinfo:

Ist der Bewerber arbeitslos und lehnt der Arbeitgeber die Kostenübernahme ab, kann er sich an die Arbeitsagentur wenden. Sie übernimmt auf Antrag nämlich meist die Reisekosten.

Wichtig ist aber, dass sich der Bewerber sofort an seinen Ansprechpartner wendet, sobald er die Einladung erhalten hat. Die Kostenübernahme muss nämlich vor dem Vorstellungsgespräch beantragt werden, rückwirkend werden die Kosten im Normalfall nicht erstattet. Muss der Bewerber die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch aus eigener Tasche finanzieren, kann er sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

  

Was zu den Fahrtkosten beim Vorstellungsgespräch gehört

Hat der Arbeitgeber den Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen und hat er die Kostenübernahme nicht ausgeschlossen, muss er die notwendigen Auslagen des Bewerbers erstatten.

Dabei gelten bei den Fahrtkosten zu einem Vorstellungsgespräch folgende Kosten als notwendige, erforderliche Auslagen:

 

·         Fährt der Bewerber mit öffentlichen Verkehrsmitteln, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Fahrt zweiter Klasse.

 

·         Reist der Bewerber mit seinem Auto an, werden die Fahrtkosten auf Basis der steuerlichen Kilometerpauschale für Dienstreisen erstattet. Diese sieht 30 Cent pro Kilometer vor. Hat der Arbeitgeber die Fahrtkosten auf eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der zweiten Klasse begrenzt, muss er aber auch nur diese Kosten erstatten. Fährt der Bewerber also mit seinem Auto und sind die Kosten höher als ein Zug- oder Busticket gekostet hätte, trägt er die Differenz möglicherweise selbst.

 

·         Kommt der Bewerber mit dem Flugzeug, muss der Arbeitgeber die Kosten nur dann übernehmen, wenn er einer Flugreise zugestimmt hatte. Bei Billigfluglinien kann ein Ticket mitunter kostengünstiger sein als eine Fahrkarte für ein anderes öffentliches Verkehrsmittel. Trotzdem sollte der Bewerber vorher nachfragen, ob der Arbeitgeber auch ein Flugticket bezahlt.

 

·         Eine Fahrt mit dem Taxi muss der Arbeitgeber grundsätzlich nur dann finanzieren, wenn der Bewerber das Firmengelände anders nicht erreichen konnte oder wenn die Fahrt mit einem anderen Verkehrsmittel sehr umständlich gewesen wäre und unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch genommen hätte. Allerdings sollte der Bewerber im Vorfeld abklären, ob der Arbeitgeber eine Taxifahrt beispielsweise vom Bahnhof zum Firmengelände bezahlt. Andernfalls bleibt er möglicherweise auf den Kosten sitzen.

 

Alle anderen Auslagen muss der Arbeitgeber nur dann übernehmen, wenn sie wirklich notwendig waren. Hat der Bewerber eine sehr lange Anreise, können beispielsweise Verpflegungskosten entstehen. Diese Kosten kann der Arbeitgeber über die steuerliche Pauschale von 12 Euro oder anhand von vorgelegten Quittungen abgelten.

In letzterem Fall müssen die Kosten aber verhältnismäßig sein, ein exquisites Menü im Spitzenrestaurant muss der Arbeitgeber also nicht bezahlen. Ist es dem Bewerber nicht zuzumuten, am selben Tag an- und abzureisen, übernimmt der Arbeitgeber auch die Übernachtungskosten in einem Mittelklasse-Hotel.

Ist der Bewerber berufstätig und muss er sich für das Vorstellungsgespräch Urlaub nehmen, hat er keinen Anspruch auf eine Entschädigung dafür. Einen Verdienstausfall kann er ebenfalls nicht geltend machen. Gleiches gilt für die Bewerbungskosten.

Hat der Arbeitgeber beispielsweise in der Stellenanzeige nicht darauf hingewiesen, dass keine Bewerbungsmappen zugeschickt werden sollen oder die Bewerbungsmappen nicht zurückgeschickt werden, muss er die Bewerbungsunterlagen zwar unversehrt zurückgeben. Die Auslagen für die Kopien, die Mappe, das Bewerbungsfoto und das Porto muss er dem Bewerber aber nicht ersetzen. 

 

Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch – Musterbrief

Um sich die entstandenen Kosten erstatten zu lassen, sollte der Bewerber dem Arbeitgeber ein Schreiben zukommen lassen. Darin sollte er sich zum einen für das Vorstellungsgespräch bedanken, unabhängig davon, wie es gelaufen ist.

Zum anderen sollte er seine Auslagen aufführen und entsprechende Belege beilegen. Wichtig ist außerdem, eine Bankverbindung anzugeben. So hat der Arbeitgeber alle Infos, die er für die Kostenerstattung braucht.

 

Ein solches Schreiben kann beispielsweise so aussehen:

 

Bewerber

Anschrift

 

Arbeitgeber

Anschrift

 

Ort, Datum

 

Bitte um Erstattung meiner Reisekosten

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________________,

 

zunächst bedanke ich mich noch einmal für Ihre Einladung und das sehr angenehme Gespräch, das wir am _____________ geführt haben.

 

Zur Wahrnehmung dieses Termins sind mir Auslagen in Höhe von ________ Euro entstanden. Sie setzen sich aus

 

  • ·         ____ km x 0,30 Euro = ______ Euro Fahrtkosten
  • ·         ______ Euro Parkgebühren
  • ·         ______ Euro für die Fahrkarte
  • ·         ______ Euro Verpflegungskosten
  • ·         usw.

 

zusammen. Die dazugehörigen Quittungen habe ich in Kopie beigelegt.

 

Bitte erstatten Sie die entstandenen Reisekosten an

 

Kontoinhaber: _________________________________

IBAN: _______________________________________

Name der Bank: ________________________________

 

Vielen Dank!

 

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

 

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