Erstattung der Bewerbungskosten – Infos und Tipps

Erstattung der Bewerbungskosten – Infos und Tipps

 

Im Zuge der Jobsuche kann für Bewerbungen und Fahrten zu Vorstellungsgesprächen ein ordentlicher Betrag zusammenkommen. Doch der Bewerber kann sich die Bewerbungskosten erstatten lassen.

Auf der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle muss der Bewerber mitunter ordentlich Geld investieren. Denn allein für das Ausdrucken von Anschreiben und Lebenslauf, die Kopien der Arbeitszeugnisse, die Bewerbungsmappen samt Umschlägen, die Bewerbungsfotos und die Briefmarken kann schon ein ordentliches Sümmchen zusammenkommen.

Sucht der Bewerber nicht nur online, sondern auch ganz klassisch in Tageszeitungen und Fachzeitschriften, muss er diese Medien ebenfalls kaufen. Schafft er es mit seinen Bewerbungen in die nächste Runde, fallen für die Fahrten zu den Vorstellungsgesprächen weitere Kosten an.

Doch der Bewerber muss die Ausgaben nicht alleine stemmen. Stattdessen kann sich der Bewerber an seinen möglicherweise neuen Arbeitgeber wenden. Daneben können das Finanzamt oder die Arbeitsagentur die richtigen Ansprechpartner sein. Doch was heißt das korrekt?

 

Hier die wichtigsten Infos und Tipps rund
um die Erstattung von Bewerbungskosten:

 

Wann muss ein Arbeitgeber die Bewerbungskosten übernehmen?

Hat die Bewerbung das Interesse des Arbeitgebers geweckt und möchte er den Bewerber nun persönlich kennenlernen, muss der Arbeitgeber die Kosten im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch übernehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Bewerber den Job letztlich bekommt oder ob nicht.

Und die Kostenübernahme setzt auch keine gesonderte Vereinbarung voraus. Denn dass der Arbeitgeber die Kosten, die durch das Vorstellungsgespräch entstehen, trägt, ergibt sich aus § 670 BGB. Demnach muss der Auftraggeber notwendige Aufwendungen des Beauftragten bei der Ausführung des Auftrags ersetzen. Klingt kompliziert, ist aber ganz einfach.

Bezogen auf die Bewerbungskosten heißt das nämlich: Der Auftraggeber ist der potenzielle neue Arbeitgeber, der Beauftragte ist der Bewerber. Der erteilte Auftrag besteht darin, dass der Bewerber den Arbeitgeber am vereinbarten Termin aufsucht, um sich persönlich vorzustellen. In diesem Sinne sagt der Arbeitgeber allein schon durch die Einladung zum Vorstellungsgespräch stillschweigend zu, dass er die dafür notwendigen Ausgaben des Bewerbers übernimmt.

Aber:

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die Kostenübernahme abzulehnen. Darauf muss er den Bewerber allerdings rechtzeitig und unmissverständlich hinweisen. Dazu kann der Arbeitgeber bereits in der Stellenanzeige erklären, dass Bewerbungskosten nicht übernommen werden.

Genauso kann der Arbeitgeber in der Einladung zum Vorstellungsgespräch vermerken, dass keine Bewerbungskosten erstattet werden. Außerdem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Art oder die Höhe der Bewerbungskosten einzuschränken. In diesem Fall kann er im Einladungsschreiben angeben, dass nur eine bestimmte Art der Anreise bezahlt oder die Bewerbungskosten nur bis zu einem gewissen Betrag erstattet werden.

Hat der Arbeitgeber von Anfang an klargestellt, dass er die Bewerbungskosten nicht oder nur anteilig übernimmt, erklärt sich der Bewerber mit dieser Vereinbarung einverstanden, wenn er zum Vorstellungsgespräch kommt. Er kann dann im Nachhinein keine Forderungen mehr stellen. Allerdings muss im Zweifel der Arbeitgeber nachweisen, dass es eine entsprechende Vereinbarung gab.

Übrigens:

Ausgeschlossen ist eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber, wenn der Bewerber von sich aus bei ihm auftaucht. Denn wenn es keine Einladung gibt, hat der Arbeitgeber den Bewerber auch nicht dazu aufgefordert, vorbeizukommen.

 

Welche Bewerbungskosten erstattet der Arbeitgeber?

Übernimmt der potenzielle neue Arbeitgeber die Bewerbungskosten, wird er im Normalfall folgende Auslagen erstatten:

 

·         Fahrtkosten: Reist der Bewerber mit dem Zug an, bezahlt der Arbeitgeber eine Bahnfahrt zweiter Klasse. Fährt der Bewerber mit seinem Auto, kann er die Fahrtkosten über die steuerliche Kilometerpauschale für Dienstreisen abrechnen. Diese Pauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer.

Allerdings ist möglich, dass der Arbeitgeber die Höhe der Fahrtkosten auf die Kosten begrenzt, die bei einem Bahnticket zweiter Klasse angefallen wären. Reist der Bewerber mit dem Flugzeug an, muss der Arbeitgeber das Flugticket nur dann bezahlen, wenn er einer Flugreise im Vorfeld zugestimmt hat.

Und auch die Kosten für ein Taxi muss er nur dann übernehmen, wenn andere Anreisemöglichkeiten einen unverhältnismäßig hohen Zeit- oder Kostenaufwand verursacht hätten. Damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt, ist der Bewerber gut beraten, wenn er mit dem Arbeitgeber abklärt, welches die kostengünstigste Anreisemöglichkeit ist und welche Anreiseart der Arbeitgeber übernimmt.

 

·         Verpflegungskosten: Die notwendigen Ausgaben für Speisen und Getränke wird der Arbeitgeber meist auf Grundlage der steuerlich anerkannten Sätze vergüten. Sie liegen bei 6 Euro, wenn der Bewerber acht Stunden unterwegs war, bei 12 Euro, wenn der Bewerber zwischen zwölf und 24 Stunden unterwegs war, und bei 24 Euro, wenn der Bewerber mehr als 24 Stunden unterwegs war. Alternativ kann der Arbeitgeber die Ausgaben auch auf Basis der vorgelegten Quittungen erstatten.

 

·         Übernachtungskosten: Hatte der Bewerber eine so weite Anreise, dass es ihm nicht zugemutet werden kann, am selben Tag noch zurückzufahren, muss der Arbeitgeber die Übernachtung in einem Hotel der Mittelklasse bezahlen.

 

Für alle Kosten gilt aber, dass der Arbeitgeber nur die Ausgaben ersetzen muss, die auch wirklich notwendig und angemessen waren. Fährt der Bewerber statt zweiter lieber erster Klasse, gönnt er sich ein exquisites Drei-Gänge-Menü im Edelrestaurant oder quartiert er sich im Luxushotel ein, muss er die Mehrkosten selbst übernehmen.

Entsteht dem Bewerber durch das Vorstellungsgespräch ein Verdienstausfall oder musste er einen Tag Urlaub nehmen, hat er das Nachsehen. Auf einen Ersatz hat er hier keinen Anspruch.

Gleiches gilt für die Kosten für die Bewerbungsunterlagen. Auch diese Kosten muss der Arbeitgeber nicht übernehmen. Allerdings ist er dazu verpflichtet, die Bewerbungsmappe sorgsam zu behandeln und dem Bewerber wieder zurückzugeben. Es sei denn, in der Stellenanzeige stand ausdrücklich, dass keine Bewerbungsmappen erwünscht sind und Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden.

 

Wie kommt der Bewerber zu seinem Geld?

Übernimmt der Arbeitgeber die Bewerbungskosten, wird er dem Bewerber oft ein Abrechnungsformular aushändigen. Oder er wird den Bewerber darum bitten, eine Kostenrechnung vorzulegen. Ansonsten kann der Bewerber auch selbst aktiv werden. Dabei sollte er ein kurzes Schreiben aufsetzen, in dem er

·         den Termin des Vorstellungstermins und die Stelle, um die es ging, nennt,

·         seine Kosten exakt auflistet und

·         um die Erstattung der Kosten an die angegebene Bankverbindung bittet.

Seinem Schreiben sollte der Bewerber außerdem alle relevanten Belege beilegen. Bei diesen Belegen kann es sich beispielsweise um die Fahrkarte oder die Tankrechnung, die Quittung über die Parkgebühren, den Beleg über Speisen und Getränke oder die Hotelrechnung handeln.

Bleibt die Überweisung aus, sollte der Bewerber nach einer angemessenen Zeit noch einmal an die Zahlung erinnern und eine Frist setzen. Ein angemessener Zeitraum dürften vier Wochen sein.

Reagiert der Arbeitgeber auch auf die Mahnung nicht, kann der Bewerber eine zweite Mahnung schicken, Verzugszinsen berechnen und ein gerichtliches Mahnverfahren ankündigen. Bleibt auch dieses Schreiben erfolglos, bleibt dem Bewerber nur noch die Möglichkeit, seine Kosten tatsächlich gerichtlich geltend zu machen.

 

Wann bezahlt die Arbeitsagentur die Bewerbungskosten?

Ist klar, dass der Arbeitgeber die Bewerbungskosten nicht übernehmen wird, kann sich der Bewerber an die Arbeitsagentur wenden. Ist er arbeitslos, wird sich die Arbeitsagentur meist an den Kosten beteiligen.

Allerdings sollte sich der Bewerber sofort an seinen Sachbearbeiter wenden, wenn er zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurde. Denn die Kosten können grundsätzlich nur dann übernommen werden, wenn der Bewerber den Antrag vor dem Vorstellungstermin stellt.

Neben den Kosten für die Fahrten zu Vorstellungsgesprächen beteiligt sich die Arbeitsagentur meist auch an den Ausgaben für Bewerbungsunterlagen und -mappen. Hierzu muss der Bewerber üblicherweise eine Liste vorlegen, auf der aufgeführt ist, wo er sich in welcher Form beworben hat. Ob und in welchem Umfang die Ausgaben übernommen werden und wann der Bewerber die Liste vorlegen muss, sollte er aber immer mit seinem Sachbearbeiter klären.

 

Was ist, wenn sich weder der Arbeitgeber noch die Arbeitsagentur an den Kosten beteiligen?

Bezahlt der Arbeitgeber die Bewerbungskosten nicht und bekommt der Bewerber auch keine finanzielle Unterstützung von der Arbeitsagentur, bleibt er trotzdem nicht komplett auf seinen Kosten sitzen. Denn er kann seine Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Als Nachweis für die Fahrtkosten braucht er dabei die entsprechenden Rechnungen und Belege. Gleiches gilt für die Kosten für Bewerbungsunterlagen. Für letztere kann der Bewerber aber auch Pauschalen ansetzen. Dabei gilt ein Urteil des Finanzgerichts Köln als Richtlinie (Az. 7 K 932/03). Demnach kann eine Bewerbung ohne Mappe mit 2,50 Euro und eine Bewerbung mit vollständiger Mappe mit 8,50 Euro angesetzt werden.

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