Ausführlicher Ratgeber zur E-Mail-Bewerbung, Teil 2

Ausführlicher Ratgeber zur E-Mail-Bewerbung, Teil 2

In Stellenanzeigen ist immer häufiger zu lesen, dass der Bewerber seine Bewerbung doch bitte per E-Mail einreichen soll. Allerdings führt genau diese Bitte oft zu Unsicherheit. Normale E-Mails zu verschicken, ist natürlich kein Problem.

Bewrbungen per Email

Aber eine E-Mail-Bewerbung? Wie ist sie aufgebaut? Welche Unterlagen müssen dazu? Und worauf gilt es zu achten?

In einem ausführlichen Ratgeber zur E-Mail-Bewerbung beantworten wir alle wichtigen Fragen. Dabei ging es in Teil 1 darum, was eine E-Mail-Bewerbung überhaupt ist und welche Vorteile sie bietet. Außerdem haben wir erklärt, welche Unterlagen zu einer Bewerbung per E-Mail gehören.

Nun schauen wir uns die virtuelle Bewerbungsmappe an:

 

Was passiert mit den einzelnen Bewerbungsunterlagen?

Sind das Anschreiben und der Lebenslauf soweit fertig und hat der Bewerber seine Zeugnisse eingescannt, wird es Zeit, daraus eine digitale Bewerbungsmappe zu erstellen. Theoretisch könnte der Bewerber zwar alle Dateien einzeln an die E-Mail anhängen.

Tatsächlich ist das aber keine gute Idee. Denn der Personaler müsste die Unterlagen dann jeweils einzeln öffnen, um sie zu lesen. Das wiederum ist nicht nur unpraktisch und zeitaufwändig, sondern auch ziemlich unübersichtlich. Deutlich angenehmer ist, wenn der Personaler die E-Mail-Bewerbung genauso durchblättern kann wie eine klassische Bewerbungsmappe.

Aus diesem Grund ist der Bewerber gut beraten, wenn er seine Bewerbungsunterlagen in einer Datei zusammenfasst. Und am besten verwendet er dabei das Format PDF. Denn eine PDF-Datei kann auf jedem Rechner geöffnet werden und sieht überall gleich aus – egal, welches Betriebssystem auf dem Rechner läuft. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass eine PDF-Datei vergleichsweise wenig Speicherplatz belegt.

Eine andere Möglichkeit wäre, die Bewerbungsunterlagen komprimiert als Zip-Datei zu verschicken. Allerdings wird nicht jeder Personaler eine Zip-Datei von einem Absender öffnen können oder wollen, den er nicht kennt. Das PDF-Format ist deshalb die bessere Wahl.

 

Welche Dateien kommen in die digitale Bewerbungsmappe?

Die PDF-Datei wird zum digitalen Ersatz für die klassische Bewerbungsmappe. Folglich ordnet der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen so in dem PDF an, wie er sie sonst in seine Mappe einsortieren würde.

Zuerst kommt also der Lebenslauf. Danach folgen die Zeugnisse, und zwar in der Reihenfolge, wie sie im Lebenslauf auftauchen. Hat der Bewerber den üblichen antichronologischen Lebenslauf geschrieben, beginnt er somit mit dem jüngsten Zeugnis und endet mit dem ältesten Nachweis.

Was das Bewerbungsanschreiben angeht, gibt es eine Besonderheit. Hier hat der Bewerber nämlich die Wahl, ob er das Anschreiben ebenfalls in seine virtuelle Bewerbungsmappe einfügt. Dann wäre es die erste Seite der PDF-Datei. Oder ob er das Anschreiben in das E-Mail-Fenster kopiert. Um das Anschreiben kümmern wir uns aber gleich noch einmal genauer.

 

Was sollte der Bewerber bei seiner digitalen Bewerbungsmappe noch beachten?

Wichtig ist, dass der Bewerber seiner PDF-Datei einen aussagekräftigen Namen zuordnet. Speichert der Personaler den E-Mail-Anhang oder leitet er ihn an eine andere Stelle weiter, braucht die Datei eine eindeutige Bezeichnung. Sonst kann niemand etwas damit anfangen.

Bewährt hat es sich, wenn der Bewerber seine digitale Bewerbungsmappe nach folgendem Schema benennt: Bewerbung_Berufs- oder Stellenbezeichnung_Vorname_Nachname.pdf. Dadurch enthält der Titel alle Informationen, die für eine eindeutige Zuordnung notwendig sind.

Ein anderer wichtiger Punkt ist die Größe. Hier gilt, dass der E-Mail-Anhang höchstens 2 MB groß sein sollte. Bringt der Bewerber viel Berufserfahrung und zahlreiche Qualifikationen mit und ist seine Bewerbung dadurch ziemlich umfangreich, dürfen es bis zu 5 MB sein.

Damit ist die absolute Höchstgrenze dann aber auch wirklich erreicht. Denn je größer der Anhang ist, desto länger dauert es, bis die E-Mail geladen ist. Und das E-Mail-Postfach des Personalers ist nicht unendlich groß. Möglich ist außerdem, dass E-Mails ab einer bestimmten Größe schon im Vorfeld geblockt oder herausgefiltert werden. Um zu vermeiden, dass die Bewerbung erst gar nicht ankommt, sollte es der Bewerber also besser bei den 2 MB belassen.

 

Was ist mit dem Anschreiben bei einer E-Mail-Bewerbung?

Ist das Anschreiben im Anhang oder im E-Mail-Fenster besser aufgehoben? – Diese Frage führt bei E-Mail-Bewerbungen regelmäßig zu Diskussionen. Doch eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht. Vielmehr hat jede der beiden Varianten ihre Vorzüge.

 

Argumente für das Anschreiben im Anhang Argumente für das Anschreiben im E-Mail-Fenster
Der Personaler wird beim Öffnen der E-Mail nicht direkt mit viel Text konfrontiert. Der Personaler kann das Anschreiben direkt losen, ohne erst den Anhang öffnen zu müssen.
Der Bewerber kann das Anschreiben und den Lebenslauf in einem einheitlichen Design gestalten. Der Bewerber läuft nicht Gefahr, dass er sich in der Begleitmail wiederholt.
Druckt der Personaler den Anhang aus, hat er ein stimmiges Gesamtbild vor sich. Der Anhang wird kleiner, weil er ein Dokument weniger enthält.
Leitet der Personaler die Bewerbung weiter, bekommt der Empfänger die kompletten Bewerbungsunterlagen. Bei einer klassischen Bewerbung liegt das Anschreiben auch nur lose auf der Mappe.

 

Am Ende muss der Bewerber für sich entscheiden, welche Variante er wählt. Beides ist möglich und ein Richtig oder Falsch gibt es hier nicht. Wir würden aber dazu raten, das Anschreiben in die PDF-Datei einzufügen. Denn für den Personaler ist es bequemer, wenn er die gesamte Bewerbung kompakt zusammenhat und mit nur einem Klick ausdrucken kann. Außerdem macht es optisch einfach mehr her, wenn das Anschreiben und der Lebenslauf einheitlich gestaltet sind.

 

Wie kann der Bewerber die Begleitmail formulieren?

Entscheidet sich der Bewerber dafür, sein Anschreiben in die digitale Bewerbungsmappe zu packen, braucht er einen Text für das E-Mail-Fenster. Schließlich kann er schlecht eine E-Mail ohne Nachricht verschicken.

Für die Begleitmail reichen aber zwei, drei Sätze aus. Und der Bewerber sollte hier auf keinen Fall sein Anschreiben wiederholen. Die Begleitmail hat vielmehr die Aufgabe, den Personaler zu informieren und dazu anzuregen, den Anhang zu lesen.

Als Formulierungshilfe hier ein Beispiel:

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr …,

 

im Anhang finden Sie meine Bewerbung als … Warum ich gerne für Sie tätig werden möchte und was Sie von mir erwarten können, habe ich in meinen Unterlagen ausgeführt.

Wenn meine Bewerbung Ihr Interesse weckt, freue ich mich über Ihre positive Rückmeldung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

 

Im nächsten Teil geben wir noch ein paar ganz konkrete Tipps für eine gelungene E-Mail-Bewerbung.

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